El e-mail sigue siendo el medio digital más importante de nuestra vida personal y profesional. Sin embargo a pesar de que es el medio más usado aún se cometen errores que a veces nos cuestan muy caro.
Le dejamos algunas recomendaciones para que nunca pase por novato.

1. Responder a todos
Tener el hábito de revisar a quien le vamos a enviar un e-mail es importante. A veces se olvida esto y se responde a todos cuando en realidad le estamos hablando al remitente del correo.
2. Usar la copia oculta (BCC, CCO)

Cuando haga envíos de correo electrónico a grupos de más de 5 personas usar la copia oculta permite evitar que sean públicas las direcciones de correo del grupo. Usar la copia oculta cuando se desea tener cierta privacidad de quien lee el correo es de suma importancia.

3. Evitar enviar el e-mail a la persona equivocada

Al digitar una dirección de correo en el cliente de correo a veces buscamos por el nombre y al hacer esto dejamos abierta la posibilidad de que enviemos el correo a la persona equivocada. Es importante siempre validar la dirección de envío antes de oprimir: “Enviar”.

4. Usar el correo en varios dispositivos a la vez.

Estamos en la era del correo electrónico en la computadora, la tablet y el teléfono inteligente. El mantenimiento (borrado de correos electrónicos) de la cuenta es vital para asegurar que las búsquedas funcionen rapidamente y que el desempeño general sea bueno. El borrado de correos debe hacerse en un momento de tranquilidad para asegurarnos de no perder información importante.

5. Intentar enviar un archivo muy grande como adjunto

Un usuario novato del correo electrónico puede tener ese momento “oops” donde intentó enviar un archivo de 100Mb por correo. La etiqueta electrónica no establece un máximo de tamaño sin embargo pensar en un máximo de 5Mb es aceptable para asegurar que una mayoría lo pueden recibir. En caso de necesitar enviar un archivo de mayor tamaño es mejor subirlo a Google Drive, Dropbox u otro y enviar vía correo el link de descarga.

6. Reenviar el correo sin una explicación.

Estamos en una era de sobre información donde las personas no cuentan con el tiempo para leer varios correos buscando entender la razón de que haberlo recibido. Indicar en el correo la razón del re-envío permite disminuir el tiempo perdido y facilitar que el objetivo del re-envío se cumpla.

Somos una empresa que desea aportar valor. Si desea contratar nuestros servicios, contáctenos: ventas@procom.co.cr